DAS GEHT AUCH ONLINE!

 

Online, Internet, Workshop, Webinar, Zoom, Skype, Hund, unsplash.com, Bruno Cervera
„Abgesagt“ und „aufgeschoben“ waren 2020 die wohl häufigsten Begriffe in unseren Kalendern. Wir wissen jetzt, dass sich eine Pandemie negativ auf Veranstaltungsmanagement auswirkt. Doch lassen sich einige Formate nicht auch wunderbar ins Netz verlegen? Julika und Max haben ihre Erfahrungen zusammengetragen und geben Tipps, wie das leidenschaftlich geplante Event auch online funktioniert.

Wer ein Event digital nachahmt, muss sich von dem Gedanken verabschieden, alle Ideen 1:1 in ein kleines Browserfenster übertragen zu können. Die Atmosphäre, die bei einem Netzwerktreffen in einer alten Lagerhalle im Mannheimer Jungbusch entsteht, lässt sich am Bildschirm ebenso wenig übertragen, wie der Blick auf die altehrwürdige Bühne des Heidelberger Kongresshauses. Auch der köstliche Kaffeeduft am Morgen der Tagung oder schusselige Kellner vom After-Work-Stammtisch wird an euren Laptops keinen Platz finden.

Egal, ob die große Frage nach der Location oder die Kleinigkeiten, an die ihr euch noch Jahre später erinnert – die Digitalisierung eines Veranstaltungsformats bedeutet, dass ihr euch umstellen müsst. Das betrifft zuerst das Format.

Ihr seid Mitglieder der Pädagogischen Hochschule Heidelberg, plant eine digitale Veranstaltung und benötigt Unterstützung? Das Transferzentrum der Hochschule berät euch gerne zu Umsetzungsmöglichkeiten und Tools, mit denen euer Event gelingt. Neben einer offenen Beratung bieten Julika und Max am 16. Juli einen „Workshop Workshop“ an, bei dem Sie Tools, Tipps und Erfahrungen rund ums Digitalisieren von Veranstaltungen teilen. Weitere Informationen findet ihr unter www.ph-heidelberg.de/transferzentrum.

Die Frage nach dem Format

Auch, wenn alle Online-Events gemein haben, dass sie vor irgendeinem Bildschirm stattfinden, so gibt es doch eine breite Vielfalt an Formaten. Es geht dabei gar nicht so sehr um ein konkretes Tool mit einer besonderen Funktion, sondern vor allem um eure Kreativität, wie ihr dieses Tool für eure Zwecke benutzen könnt.

Ein klassisches Online-Format ist etwa die Videokonferenz, bzw. der Video Call, in der sich alle Teilnehmer*innen in derselben Situation befinden. Alle hören allen zu und alle können sprechen. Doch lässt sich dieses Format schon dann leicht umwandeln, wenn parallel alle an einem gemeinsamen Online-Dokument arbeiten. Schon haben wir eine offene Diskussion, eine Besprechung oder einen Kaffeeklatsch in eine Arbeitsgruppe oder einen interaktiven Workshop geupgradet.

Etwas strikter ist dann wiederum das Web-Seminar. Hier sind die Rollen klar verteilt: Eine Person erzählt (und präsentiert), die anderen hören zu und können höchstens in Umfragen oder Chaträumen aktiv werden. Wer Frontalunterricht benötigt, um Inhalte zu vermitteln, ist mit diesem Format gut beraten. Aber gleichzeitig ließe sich ein Web-Seminar aufzeichnen und anschließend online zur Verfügung stellen. Damit wäre der Live-Charakter weg, doch kann dauerhaft darauf reagiert werden.

Auf die Frage nach dem Format gibt es selten eine eindeutige Antwort. Wichtig ist – wie auch in analogen Veranstaltungen – sich zu Beginn der Veranstaltungsplanung die Frage zu stellen: Was ist mein Ziel und wie kann ich dieses erreichen? Geht es um reine Wissensvermittlung oder um aktive Zusammenarbeit? Sollen die Teilnehmenden mitgestalten oder geht es um die strikte Abhandlung einer vorgefertigten Agenda? Soll meine Veranstaltung ein Workshop, eine digitale Tagung oder ein Team-Meeting sein? Für die eigenen Ziele gilt es ein passendes Format zu finden oder zu entwickeln. Nichts anderes tun wir, wenn wir in die Planung einer großen analogen Tagung einsteigen. Hier können wir also zunächst unsere vielfältige Erfahrung einfließen lassen. Wichtig ist es dann, sich in einem nächsten Schritt die Besonderheiten zu vergegenwärtigen, die digitale Veranstaltungen mit sich bringen.

Besonderheiten digitaler Veranstaltungen

Eine ursprünglich live und vor Ort geplante Veranstaltung lässt sich nicht 1:1 ins Digitale übertragen. Einen besonders großen Einfluss hat dabei das Ambiente und die Stimmung, die sich in der Regel ganz selbstverständlich dadurch entwickelt, dass interessierte Menschen zusammenkommen und gemeinsam ein Event zu dem machen, was es ist. Darüber hinaus gibt es aber noch viele Besonderheiten, die bei der Planung einer digitalen Veranstaltung berücksichtigt werden sollten:

  • Damit der informelle Austausch und die intensiven Gespräche über einer Tasse Kaffee nicht fehlen, ist es wichtig eine digitale Kaffee-Ecke, ein digitales After-Dinner oder etwas Ähnliches einzurichten. Seid kreativ und probiert eure Ideen aus. Die Teilnehmenden werden euch dafür dankbar sein!
  • Das lange und ununterbrochene auf den Bildschirm schauen ist anstrengend. Plant also ausreichend Pausen ein – deutlich mehr, als ihr das bei einem analogen Event tun würdet. Fünf bis zehn Minuten Pause nach einer Stunde Veranstaltung ist dafür ein guter Anhaltspunkt. Eine ausreichend lange Mittagspause, in der man sich vom Bildschirm wegbewegen kann und die Augen und Kopf ein wenig Entspannung ermöglicht, ist ebenfalls essentiell.
  • Veranstaltungen leben von angeregten und intensiven Diskussionsrunden. Diese müssen digital oft angeschubst werden, weil Augenkontakt, Gestik und Mimik fehlen. Austausch und Interaktion ist trotzdem möglich: Nutzt die Chat-Funktion, sammelt Fragen im Vorfeld, verlegt kleine Gesprächsrunden in Breakout-Sessions oder setzt Diskussions-Methoden digital ein, wie beispielsweise eine Fishbowl-Diskussion.
  • Moderation ist bei digitalen Veranstaltungen eine viel komplexere und vor allem anstrengendere Aufgabe, auch für routinierte Moderator*innen. Verteilt die Aufgabe auf mehrere Schultern, definiert feste Rollen: Wer führt durch die Veranstaltung? Wer kümmert sich um aufkommende Fragen und Probleme im Chat? Wer kümmert sich um die Technik? Haltet euch gegenseitig den Rücken frei.
Technische Besonderheiten

Sucht eure Tools mit Bedacht aus und wägt ab, was wirklich wichtig und notwendig ist: Reicht eine Video-Plattform? Benötige ich noch ein digitales Whiteboard? Benötige ich ein Kollaborations-Tool? Weniger ist hier oft mehr, da eine Flut an unbekannten Tools schnell zu Überforderung führt (besonders bei weniger technikaffinen Zielgruppen). Zu viele, verwirrende Tools können dazu führen, dass sich die Teilnehmenden “ausklinken” und wortlos eure Veranstaltung verlassen bzw. gar nicht erst dazustoßen, obwohl sie angemeldet sind.

Gebt den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich mit den Tools und der Technik im Vorfeld vertraut zu machen. Lasst ihnen die Links und Zugänge rechtzeitig zukommen, schreibt eine leicht verständliche Anleitung, richtet Test- und Spielflächen ein und steht für Rückfragen und Probleme bereit – weist vielleicht einer Person die Rolle als Technik-Verantwortliche*r zu. Das schont übrigens auch die Nerven der Organisator*innen am Veranstaltungstag.

Prüft eure eigene Technik im Vorfeld: Ist die Sprachqualität des Mikrofons in Ordnung? Stimmen die Kameraeinstellungen? Wie sind die Lichtverhältnisse? Kann ich Störgeräusche abschalten und ist mein Internet stabil? Tipp: WLAN ist störanfälliger als das LAN-Kabel am Router.

Macht euch auch über die Technik der Teilnehmenden Gedanken: Sind alle sichtbar geschaltet oder nicht? Sind die Mikrofone ein- oder ausgeschaltet? Können sie über einen Chat interagieren? Kommuniziert die technischen Möglichkeiten der Teilnehmenden vor eurer Veranstaltung transparent und wiederholt.

Digitale Veranstaltungen sind immer für eine Überraschung gut: Es ist normal, dass technisch nicht immer alles rund läuft, dass Teilnehmer unterwegs verloren gehen oder gar nicht erst auftauchen. Die Hürden, einfach zu verschwinden, sind viel geringer, wenn man zu Hause und recht anonym am Schreibtisch sitzt und der Feierabend nur einen Klick entfernt ist. Stellt euch darauf ein und bewahrt euch etwas Flexibilität. Denn analog wie digital ist es bei einer Veranstaltung besonders wichtig, auf seine Teilnehmenden einzugehen und situationsbedingt auf Störungen, Wünsche und Bedürfnisse einzugehen. Das mag analog einfacher sein, da man sich in diesem Kontext „wohler fühlt“. Digital ist das aber genauso möglich und wichtig!

EduThon 2020

Für das Team von TRANSFER TOGETHER war der EduThon eine Art Feuerprobe: Hier konnten wir all die Tipps, Tools und Theorien in der Praxis ausprobieren. Ob das gelungen ist, haben wir unter anderem im Podcast besprochen.

Methoden & Tools

Für digitale Formate gibt es eine breite Vielfalt an Tools und Methoden, die eure Events auf jeden Fall bereichern, im gleichen Zug aber auch überladen können. Überlegt euch gut, was ihr wie einsetzen wollt und überfordert eure Teilnehmenden nicht mit einem zu komplexen Methoden-Blumenstrauß. Macht euch im Vorfeld selbst mit den gewählten Tools und Methoden vertraut, um sie souverän einsetzen zu können.

Wir müssen das Rad nicht neu erfinden und verweisen an dieser Stelle auf tolle Zusammenstellungen:

Ja, das geht auch online

Wir hoffen, wir konnten euch mit diesen Hinweisen bei der Planung eurer digitalen Veranstaltung weiterhelfen. Nur, weil ein Event nicht im schönen Kongresshaus oder im Mannheimer Jungbusch-Loft stattfinden kann, müsst ihr es nicht gleich absagen. Vieles geht auch online. Habt vor allem keine Scheu, Neues auszuprobieren: Wir alle befinden uns (immer noch) gemeinsam in einer Ausnahmesituation. Alle werden Verständnis dafür haben, wenn Dinge auf Anhieb mal nicht klappen, wenn der Hund durch die Kamera läuft oder eine Diskussion noch einen Anschubser braucht. Wir befinden uns alle in einem Lernprozess.

Auch das Team von TRANSFER TOGETHER hat in den vergangenen Wochen und Monaten viel gelernt und eigene Erfahrungen gesammelt. Bei der Umsetzung des digitalen Hackathons, dem EduThon, hatten wir zum Beispiel bemerkt, dass ein informeller Kaffeepausen-Raum gefehlt hat. Auch hätten wir den Ablauf des Events und unsere Organisation transparenter machen sollen. Gleichzeitig haben wir mit der Auswahl unserer Tools ein glückliches Händchen bewiesen und dafür beinahe ausschließlich Lob bekommen. Unser Nachgespräch haben wir übrigens als Podcast aufgenommen. Hört gerne rein! Auch Daniel vom Teilprojekt Heidelberger Kompetenztraining hat im Podcast mit Laura über seinen Workshop gesprochen, den er kurzerhand in eine Web-Seminarreihe umgebaut hat.

Welche Erfahrungen habt ihr bisher mit digitalen Events gemacht? Welche Tools könnt ihr empfehlen? Wir freuen uns über euer Feedback!

Julika Witte, Team, Transfer Together
Julika Ritter

Julika koordiniert von Beginn an das Gesamtprojekt und ist Ansprechpartnerin für alles, von A wie Alumni-Arbeit bis Z wie Zebra. Zu Julikas Projektseite.

Max Wetterauer, Team, Transfer Together
Max Wetterauer

Open Science und Social Media sind die großen Baustellen, an denen Max im Bereich Offene Hochschule tüftelt. Wenn ihm die 280 Zeichen auf Twitter mal nicht ausreichen, stillt er seinen Schreibdurst mit Artikeln hier auf dem Blog. Zu Max‘ Projektseite.

Verwandte Beiträge

Comments (1)

Tausend Dank für die Verlinkung; wenn Ihr es noch ergänzen wollt, hier sind Anbieter für virtuelle Events und Messen:
https://www.micestens-digital.de/virtuelle-messe-virtuelles-event/

Leave a comment